Vamos a hacer magia y nos volvemos a nuestra infancia por unos momentos. Estamos en el campo jugando con un palo de madera. Este palo se convierte en un caballo mágico, la espada de un pirata o la escoba de una bruja. No hacía falta mucho más para aportarnos un rato de profunda felicidad. Este mundo mágico no requería un consumo desmesurado para sumergirnos en el reino de nuestros héroes fantásticos.

Ni lo requiere hoy. Hemos entrado en el siglo XXI y todavía nos rodean- Peter Pan y El Principito, legiones de piratas y brujas, conejos brillantes y caballos mágicos. Existe aún este país del "nunca Jamás". Este pequeño paraíso de fantasía infantil  (y adulta).

 

No podemos con exactitud imaginarnos el mundo futuro que Dios a preparado, porque se trata de una esfera enteramente nueva.

 

 

1. PRINCIPIO

El objetivo es fijar la atención e iniciar con garra la presentación. 1º. Al inicio hay que explicar brevemente de lo que se trata para introducir en el tema al auditorio. Generalmente puedes explicar el objetivo. Sé breve 2º. El primer minuto es esencial para el desarrollo posterior de toda la presentación; por lo tanto, es a lo que hay que dedicar más tiempo. Sorprende con una anécdota o con un comentario de actualidad (no fútbol, ni política, ni temas de discusión). Si no eres bueno contando chistes, ¡no los cuentes! 3º. Si el tema es complejo, probablemente el auditorio se hará preguntas. Verbaliza estas preguntas, por ejemplo: "Quizá ustedes se preguntarán, ¿tendremos suficiente dinero para este proyecto?"o ¿de dónde obtendremos los fondos necesarios? 4º. Mantén el contacto visual con todas las personas. Con un poco de imaginación, el presentador evitará esas presentaciones pesadas, mal organizadas y que desalientan al auditorio mejor predispuesto.

 

2. DESARROLLO

El desarrollo de la presentación tiene, fundamentalmente, dos partes, que son: 1º) Realizar la presentación de los temas. Resalta las ideas principales. Piensa en el público y en el tema, y en cómo puedes relacionarlos de una forma simple y comprensible. Refuerza los puntos principales con los elementos audiovisuales de que dispongas: "una imagen vale más que mil palabras" Organiza los temas de lo fácil a lo difícil, de lo concreto a lo abstracto, para que el auditorio te vaya siguiendo. Utiliza ejemplos que ilustren, de una forma sencilla y clara, los elementos que estás planteando al mismo tiempo que los refuerzas. 2º) Facilitar la participación de la audiencia. Una presentación no alcanza sus objetivos si la audiencia no participa. En consecuencia, el buen presentador sabe cómo incitar a que todos participen. 1. Invita a que te hagan preguntas 2. Acércate físicamente a la audiencia 3. Mantén siempre el contacto visual 4. Para responder a las preguntas, a veces es conveniente reformular la pregunta que te han hecho, porque eso te da tiempo de responderla 5. No te precipites en la contestación de las preguntas y valora el hecho de que te las hagan

 

3. FINAL

En una buena presentación, se procura dejar terminado el tema. Si se ha logrado, hasta puede compensarse algún punto débil de la parte principal de la presentación. Un final flojo puede perjudicar al tema más efectivo. A continuación, veamos algunas sugerencias en relación con la parte final de una presentación: 1º. Resume brevemente los puntos principales 2º. Relaciona los puntos con el objetivo 3º. Concreta las conclusiones 4º. Elogia a los asistentes por la atención y la participación 5º. Despídete correctamente 6º. Explota el éxito Al final, es bueno reflexionar sobre lo que ha salido bien y sobre lo que conviene mejorar

 

 

Uno de los temas que más comentan y del que más se lamentan los directivos es, de una forma u otra, es la propia organización. Las excusas son de lo más variadas: "no tengo tiempo", "con 300 e-mails diarios, ya me dirás", "estoy en la vorágine del día a día", "mi jefe no me deja", etc. Hay que tener en cuenta algo muy importante: estás solo frente a la organización de tu trabajo, no lo olvides nunca, y los impedimentos que encontrarás para conseguir organizarte serán numerosos. Hay directivos que se  “queman”

 

En realidad, de lo que se trata es de tener claros tres conceptos básicos: actitud, método y constancia. Vamos a desarrollar brevemente cada uno de ellos.
La actitud comprende el compromiso con uno mismo de considerar prioritario el organizarse, y aprovechar consecuentemente todas las ocasiones para ello. Consiste en buscar siempre lo positivo para mis intereses: cualquier ocasión es buena para mejorar tu organización. Si la gente llega tarde a una reunión que has convocado, en vez de lamentarte o de culpar a alguien quizás es bueno fijar la hora de empezar y de terminar, con lo cual la hora de finalización se puede cumplir.

Para tener un método, lo primero es tener claro qué objetivos tienes, porque alcanzarlos es lo más importante para ti, y, por lo tanto, todas las acciones tienen que ir encaminadas a conseguirlos. Para ello, he aquí una pequeña lista de acciones que te pueden ayudar a tener un método:

 

Cada mañana, antes de empezar, haga una lista de las acciones prioritarias, ya que con ello consigue focalizar la atención en lo importante y dejar al margen lo no importante. Céntrese en lo importante, sea o no urgente, sin tender a ocuparse de temas urgentes pero que no son importantes.

Disponga de una agenda física o electrónica donde anotar todos los contactos y reuniones, acostumbrarse a usarla y utilizarla para todo tipo de anotaciones.

Tener encima de la mesa del despacho solamente el asunto que hay que resolver prioritariamente. Tenga una bandeja con los "Asuntos resueltos" y otra con "Asuntos por resolver". Si el trabajo requiere la atención de varios días, trabajar en ello y devolverlo a la bandeja de "Asuntos por resolver".

A veces hay tareas que a uno no le corresponden, traspáselas inmediatamente; y también hay otras que sus colaboradores pueden hacerlas muy bien, deléguelas.

Disponga en el e-mail de un contestador automático y céntrese en aquellos mensajes que le facilitan alcanzar sus objetivos.

Tenga siempre al día el fichero con todas las relaciones que mantiene a lo largo del año. Recuerde que hay contactos que caducan.

Deje la última hora del día para repasar y resolver las pequeñas cosas. Por último, la constancia es un elemento clave, no desfallezca si a la primera de cambio no consigue todos sus objetivos, mídalo en tantos por ciento y se encontrará más feliz y satisfecho. Plantéese objetivos de mejora en plazos pequeños, de una o dos semanas, y anote las dificultades que encuentra para poder organizarse. Compruebe cuáles son debidas a usted mismo y cuáles provienen de fuera.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

 

 

 

·         Introducción

·         Pasos para hacer que nuestro trabajo sea más eficaz

·         Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo

·         Ejercicio sobre los malversadores del tiempo.

OBJETIVOS:

·         El objetivo de esta unidad es la de aprender a organizar el tiempo que disponemos, aprovechar al máximo el tiempo que disponemos.

·         Aprender a controlar y administrar nuestro tiempo

·         Analizar las causas que nos hacen perder tiempo.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados.

Una mala organización nos hará perder mucho tiempo y esto irá ligado a perder dinero o dejar de ganarlo.

Junto con una buena organización del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinación del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.

Antes de actuar hay que planear y programar cómo vamos a distribuir el tiempo.

Elementos que nos harán perder tiempo:

·         mala organización (planificación)

·         exceso de compromisos

·         intrusiones : llamadas telefónicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.

·         Falta de delegación: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar.

Para aprovechar al máximo el tiempo que se tiene tendremos en cuenta los siguientes puntos:

- Tareas:

a) tareas proactivas: aquellas que están programadas, son las más importantes ya

que van dirigidas áreas claves.

b) tareas reactivas : son las que no están programadas

Teniendo en cuenta que las tareas más importantes son las programadas tendremos que darle un carácter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes mejor dejando tiempo para las imprevistas.

-Información: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio y su f funcionamiento.

-Planificación y delegación de funciones: cuando mejor planificados estemos más tiempo tendremos .

-Principio de Pareto: según este principio los directivos utilizan la mayor parte de su t tiempo a solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los

problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por

100 de los problemas sólo afecta al 20 por 100 de los resultados.

Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los días sentadas en una mesa. Disponen de la más moderna tecnología. Su buen uso, junto a una buena organización, dará como resultado una labor bastante más eficiente.

Un ordenador, teléfono, fax, papeles...

Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar una correcta organización del entorno harás más eficaz el que hacer diario de estas personas.

Pasos para hacer que nuestro trabajo sea más eficaz:

1-Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa. Es muy fácil. Desde primera hora de la mañana todo debe estar preparado para funcionar correctamente. Puede haber un cliente que llame temprano y hay que estar preparados para informarle adecuadamente. En el puesto de trabajo el orden y la organización son la antesala de una mayor eficacia.

Imaginar cuando se trabaja de cara al público, a nadie le gusta entrar en una tienda y verlo todo desordenado, da una mala imagen del lugar y de la persona que nos atiende. Debemos tenerlo lo mejor presentado posible, para que provoque el deseo de compra por parte de nuestro cliente.

2- Cuida la presentación personal: Especialmente si trabajas de cara al público. Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu interlocutor. Tampoco se debe descuidar una buena presentación de nosotros mismos de cara a los compañeros de trabajo.

3- Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas veces empezamos a trabajar con lo que nos apetece más ya que no resulta más placentero y dejar lo más complicado para el final, tenemos que tener en cuenta que a primera hora estaremos más "frescos" para resolver las dificultades y por la tarde no rendiremos con las misma eficacia.

4-Lleva una planificación adecuada en tu agenda diaria: Anota todos los temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante el día. Una buena técnica es crearte una lista de tareas a realizar y una vez se van haciendo irlas eliminando de tu agenda. También puedes establecer un orden según importancia de las tareas a desarrollar.

5-Cumple la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al cliente lo que verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algún problema y esto no es posible es mejor que les demos una explicación aunque no nos la hayan pedido.

6- Organizarnos alrededor del teléfono lo que más nos haga falta a la hora de consultar con nuestros clientes. Es muy molesto para el cliente y da impresión de estar desorganizados el hecho de estar interrumpiendo la conversación para ir a buscar determinada información. Es recomendable tener a mano, la lista de precios, albaranes,... hoy en día lo mejor es estar informatizados y consultarlo todo con nuestro terminal. Ten papel a mano para las anotaciones.

7-Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos. Escuchando lo que nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra y asesorarle sobre qué articulo es el más adecuado para él. Si queda satisfecho con nuestra ayuda la próxima vez que tenga una necesidad recurrirá a nosotros o mejor aún.

8- Estar bien informados de nuestros productos. Cuando mejor conozcamos nuestros productos, mejor podremos informar a nuestros clientes y más fácil resultará venderlos. Un conocimiento adecuado del producto transmite confianza y credibilidad al cliente.

9- Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando hagas alguna consulta. Es una manera de evitar olvidos y confusiones. Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas anotado todos los datos pregunta el nombre de la persona que está dándote la información. Será bueno adoptar el hábito de tomar notas para tenerlas adjuntadas con los temas que estamos tratando.

10- Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado información: Será un buen sistema de consulta. Lo podremos utilizar como base de datos, podemos segmentarlo según edad, sexo, lugar de residencia... Siempre las podremos consultar cuando las necesitemos, es bueno anotar la última fecha en que se tuvo contacto y el motivo de la consulta.

Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo:

Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa:

·         Falta de información

·         Comunicaciones lentas y absurdas.

·         Interrupciones constantes

·         Desorganización de los colaboradores

·         Exceso de urgencias

·         Llamadas telefónicas

·         Exceso de burocracia

·         Errores de terceros

·         Visitas al exterior

·         Salidas para resolver problemas

·         Exceso de reuniones

·         Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversación del tiempo en la empresa:

·         Falta de organización personal

·         Confusión de prioridades

·         Escasa delegación en nuestros colaboradores

·         Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo

·         Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio

·         Poca puntualidad y control de horario

·         Dilación de las decisiones importantes

·         Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Los peligros de trabajar durante muchas horas

Excusa: Hacer frente a la acumulación de trabajo que se amontonó a lo largo del día.

Causa: Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los demás avanzan en sus tareas.

Remedio: Lista de prioridades; más disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas.

La administración cotidiana del tiempo

Excusa: "No puedo clasificar mi día tan fácilmente"

Causa: Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no ser capaz de diferenciar entre urgente e importante.

Remedio: Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir dónde se producen fugas.

Una cuestión de hábito

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo, dejar los informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.

La planificación del tiempo

La planificación hará que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que sólo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope.

La planificación del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original. Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y más que nada a usted mismo.

Ejercicio sobre los malversadores de tiempo.

Recomendamos que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan unos pocos minutos en revisar los resultados conseguidos, y para ello le sugerimos que formule las siguientes preguntas:

¿En qué grado y medida se han conseguido los objetivos propuestos?

¿Cuánto tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los imprevistos?

¿Puede reducirse alguna de las tareas a través de mi secretaria o un subordinado?

¿He efectuado un trabajo que puede calificarse como inútil, en función de los resultados que debo conseguir?

¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiéramos consultado con algún jefe o colaborador?

¿El número de interrupciones del día ha sido normal?

Después de estas preguntas hay que tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en este instante es escribir los objetivos y prioridades del día inmediato. En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.

Por último, si de verdad se quiere conseguir un éxito en la organización del tiempo, se deberá cultivar la tenacidad.